○直方市電磁的記録取扱い要領
平成16年3月10日
直方市庁達第4号
(趣旨)
第1条 この要領は、直方市文書規程(平成3年直方市告示第72号。以下「文書規程」という。)第4条第4項の規定に基づき、電磁的記録の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(令3庁達5・一部改正)
(1) 総合行政ネットワーク文書
総合行政ネットワークの電子文書交換システムを利用し、電子署名を付与されて本市の通信機器において送受信される電磁的記録をいう。
(2) 電子メール文書
本市の通信機器において送受信される電磁的記録であって、前号を除いたものをいう。
(3) 電子署名
直方市認証局運営規程(平成16年直方市庁達第2号。以下「運営規程」という。)第2条第1号に規定する電子署名をいう。
(4) 認証カード
運営規程第2条第5号に規定する認証カードをいう。
(令3庁達5・一部改正)
(電磁的記録の収受)
第3条 通信回線を通じて着信した電磁的記録は、当該電磁的記録の内容に応じて適切な方法で管理しなければならない。
2 前項のうち、総合行政ネットワーク文書については、文書交換認証カード取扱い責任者が行うものとする。
3 第1項の規定により着信した電磁的記録は、着信確認日に到達した文書とみなし、文書規程の例により取り扱うものとする。
(令3庁達5・一部改正)
(電子署名)
第4条 総合行政ネットワーク文書の電子署名の付与は、次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 事務担当者は、送信する電磁的記録に決裁文書を添えて、職責認証カード取扱い責任者の審査を受けなければならない。
(2) 職責認証カード取扱い責任者は、前号の審査をしたときは、あらかじめ指定した職員に送信する電磁的記録に電子署名を付与させるものとする。
(令3庁達5・旧第5条繰上)
(電磁的記録の管理)
第5条 各課の長は、電磁的記録を必要に応じ利用できるよう、電子計算機その他の機器を用いて直ちに表示できる状態で整理しておかなければならない。
2 各課の長は、電磁的記録の管理に当たっては、漏えい、滅失、損傷その他の事故が発生しないよう、必要な措置を講じなければならない。
(令3庁達5・旧第6条繰上・一部改正)
(電磁的記録の保存年限)
第6条 電磁的記録は、文書規程第9条第2項から第4項までの規定により定めた保存年限の間保存しなければならない。
2 各課の長は、完結し保存期間が経過した電磁的記録は、情報の読み取りができない状態にして廃棄するものとする。
(令3庁達5・旧第7条繰上・一部改正)
附則
この要領は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成30年4月6日庁達第3号)
この庁達は、公布の日から施行する。
附則(令和3年8月27日庁達第5号)
この庁達は、公布の日から施行する。