○直方市戸籍情報システムに係るデータの保護管理規程
平成14年1月15日
直方市告示第5号
(目的)
第1条 この規程は、直方市電子計算機器の管理及び使用に関する規程(平成9年3月直方市告示第20号)に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護に関し必要な事項を定め、適正な管理及び運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 情報管理担当課のコンピュータ室内及び戸籍担当課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、戸籍附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) 戸籍事務管掌者 戸籍法(昭和22年法律第224号)第1条の規定による市長をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍担当課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者の職務は、次の各号に掲げるものとする。
(1) 戸籍データ管理状況及びこれらに関する設備の状況について常に把握し、戸籍データを適正に管理すること。
(2) 戸籍担当課内の戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じること。
(3) 事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(戸籍端末操作責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍端末操作責任者(以下「操作責任者」という。)を置き、保護管理者が指定する者をもって充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末処理装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 情報管理担当課長及び保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第9条 操作責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 操作責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄の時には、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第10条 保護管理者は、戸籍情報システムの操作職員(以下「操作職員」という。)及び当該操作職員の業務処理範囲を定めなければならない。
2 保護管理者は、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行及び保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
4 保護管理者は、パスワードを当該操作職員以外の者に漏らしてはならない。
5 操作職員は、パスワードを第1項に定められた業務の目的を越えて使用してはならない。
6 操作職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は、使用させてはならない。
(取扱い状況の把握)
第11条 保護管理者は、操作責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握していなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱い状況
(4) 戸籍担当課内戸籍事務の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用状況
(端末機の操作)
第12条 端末機の操作は、操作職員のみがこれを行う。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第13条 情報管理担当課長及び保護管理者は、戸籍データを適正に管理するため、戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第14条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステムの安全対策の推進を図るため、操作職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後、これを実施しなければならない。新任の操作職員(新規採用及び人事異動による者をいう。)については、できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第15条 戸籍データ保護の適切な管理を維持するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を設ける。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、操作責任者及び操作職員並びに電算担当職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、戸籍事務担当係において処理する。
附則
この規程は、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律」(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務コンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(平成18年3月31日告示第83号)
この告示は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日告示第67号)
この告示は、平成20年4月1日から施行する。