○直方市グループウェアシステム運用管理規程
令和3年6月28日
庁達第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、電子情報の適切な管理及び利用に資するとともに、行政事務における情報伝達の効率化、高度化、ペーパレス化等を図るため構築したグループウェアシステム(以下「グループウェア」という。)の効率的かつ効果的な運用のため必要な事項を定めるものとする。
(1) グループウェア 正規職員間の情報伝達の迅速化及び効率化並びに情報の共有化を図るためのソフトウェアで構築されたシステム及びその機能の総称
(2) 利用者 アカウントを付与されたグループウェアを利用することができる者
(3) ID 利用者がグループウェアにログインするため、管理者が設定する任意のコード
(4) パスワード 情報の機密保持のため、利用者自身で管理する暗証番号等
(5) 正規職員 市長、副市長、教育長及び直方市職員定数条例に規定する職員
(基本機能)
第3条 グループウェアにおける基本機能は、次のとおりとする。
(1) メール ネットワークに接続する者を対象に電子メールを送受信するための機能
(2) 掲示板 利用者が利用者に向けて、電子的に情報を発信するための機能
(3) 回覧・レポート 利用者が特定の複数の利用者に向けて、電子的に情報を発信し情報共有するための機能
(4) スケジュール 利用者のスケジュール等を管理及び閲覧するための機能
(5) 施設予約 会議室、備品等予約及び利用状況の照会をするための機能
(6) 電子会議室 特定の利用者間で電子的に情報交換するための機能
(7) アンケート 利用者に向け質問を投げかけ回答を求めることができる機能
(8) 文書管理 各所属及び正規職員が利用している届出、申請、報告等の書類のファイルを登録及び利用する機能
(システム総括責任者)
第4条 グループウェアに関するセキュリティ対策を総合的に実施するため、システム総括責任者を置く。
2 システム総括責任者は、総合政策部長をもって充てる。
(システム管理者)
第5条 グループウェアの適切な運用管理を図るため、システム管理者を置く。
2 システム管理者は、情報管理係所属課長をもって充て、次に掲げる事務を行う。
(1) グループウェアの円滑な運用のために必要な措置を実施すること。
(2) グループウェアの利用内容及び利用方法について定めること。
(3) 各機能における追加及び変更に関すること並びに権限管理に関すること。
(4) その他運用管理に関すること。
(管理責任者)
第6条 グループウェアの情報を管理するため、管理責任者を置く。
2 管理責任者は、各課室長をもって充て、次に掲げる事務を行う。
(1) グループウェアに登録された所掌する課室等の情報の内容について管理を行う。ただし利用者の個人的な登録については除く。
(2) 利用者から課室等の情報の内容について質疑を受けた際は回答させる等管理を行う。
(利用者の権限)
第7条 利用者は、正規職員とする。ただし、その他システム管理者が必要と認めた者についてはこの限りでない。
2 管理責任者は利用者がグループウェアの利用が不要となったときは、速やかにシステム管理者に報告しなければならない。
(登録できる情報)
第8条 グループウェアに登録する情報は、次の各号のいずれかに該当するものとする。
(1) 恒常的に使用する情報
(2) 使用頻度が高い情報
(3) 共有性が高い情報
(4) 職務上必要となる緊急性又は重要性を有した情報
(5) その他システム管理者が必要と認めた情報
(利用者の責務)
第9条 利用者は、グループウェアの円滑な運用を心掛け、次のことを遵守することとする。
(1) グループウェアを有効に使用するために、メール及び掲示板は、毎日確認すること。ただし、やむを得ない事情がある場合は、この限りでない。
(2) パスワードを変更し、グループウェアへの不正アクセスに備えること。
(3) グループウェアに登録された情報の内容が変更又は不要となった場合は、速やかにこれを更新又は削除し、常に最新の情報となるように努めること。
(4) スケジュールは、個人情報を除き利用者が行う業務の日程を登録し、公表可能なものは他者に閲覧できる状態にすること。
(5) 電子会議室は、システム管理者が利用者の一人を管理者として指名し、個人情報を除く情報交換に努めること。
(6) アンケートは実施目的を明記し、匿名設定をおこなうこと。匿名設定を行わない場合はその理由についても明記すること。
(7) 文書管理に登録する内容は、全庁的に利用可能なもの又は当該情報を共有することが有益なものであって、次に掲げるものとし、登録は、所属単位で行うものとする。
① 庁内で利用する各種様式
② 各種統計データ
③ 各種計画書
④ 各種マニュアル
⑤ その他有益と思われるもの
(禁止事項)
第10条 利用者は、次に掲げる行為をしてはならない。
(1) 情報の改ざん、毀損及び滅失並びに虚偽の情報の登録をすること。
(2) 特定の所属、職員又は第三者の名誉を傷つけること。
(3) ID及びパスワードの不正利用をすること。
(4) パスワードを漏えいすること。
(5) 法令又は公序良俗に反して利用すること。
(6) 恣意的に特定の発言を削除しないこと
(7) その他グループウェアの運用に支障を及ぼすこと。
(利用制限)
第11条 システム統括責任者は、利用者が第10条の規定に違反したときは、当該利用者のIDを停止することができる。
(掲載された文書の削除)
第12条 システム管理者は、登録された情報が第10条の規定に反する場合には、その情報をグループウェアから変更及び削除することができる。
(その他)
第13条 この規程に定めるもののほか、グループウェアの運用に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、令和3年7月1日から施行する。