(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めがあるもののほか、直方市(以下「市」という。)の文書事務について必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理を図り、市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市の諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の区分)

第3条　文書の区分は、次のとおりとする。

(文書事務の原則)

第4条　文書は、行政活動の基本的かつ不可欠な伝達の手段であるとともに、情報公開及び個人情報保護の対象であり、一部は貴重な歴史的・文化的資料として後世に伝えられるものであるため、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。

(文書事務の統括)

第5条　文書担当課長は、本市における文書事務を統括する。

(課長の責務)

第6条　課長は、常にその課における文書事務の取扱いが第4条の規定に従って行われるよう指揮監督しなければならない。

(文書主任及び文書取扱担当者)

第7条　課に、文書主任(各係の係長をもって充てる。)及び文書取扱担当者を置くものとする。

(文書の記号及び番号)

第8条　文書には、課又は係ごとに次の各号により、文書管理システムを用いて文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、通知書、案内書その他これらに類する文書のうち軽易なもの及び申請書、届出書その他これらに類するものであって1件ごとの収受登録になじまないものについては、この限りでない。

(文書の収受及び配布)

第9条　本市に到達した文書は、各課・係で直接受領したものを除き、すべて文書担当課において受領し、次の各号により処理しなければならない。

(文書の受付及び整理)

第10条　各課の文書取扱担当者は、配布を受けた文書を次の各号により速やかに処理を行わなければならない。ただし、当該文書の内容が第8条第1項ただし書に掲げる文書については、この限りでない。

(文書の起案)

第11条　文書の起案は、次の各号により作成しなければならない。ただし、定例又は軽易な事案については、この限りでない。

(議会提出議案)

第12条　議会提出議案に係る起案文書については、文書担当課の審査を受け、文書担当課長が指示した日までに決裁を受けて文書担当課に提出しなければならない。

(例規等の原議)

第13条　規則、規程、庁達及び専決処分書に係る起案文書については、施行しようとする日の20日前までに文書担当課の審査を受け、決裁を受けた後に当該文書を文書担当課に提出しなければならない。

(回議)

第14条　回議は、電子回議の方法により行わなければならない。ただし、当該文書の内容が第11条第2項に掲げる文書については、起案者又は内容を説明できる職員が自ら回議し、決裁を受けなければならない。

(合議)

第15条　他課の事務に関係がある事案については、次の各号に掲げる区分により、合議しなければならない。この場合において、文書事務の効率的で迅速な処理を図るため、合議は必要最小限の範囲に止めるものとする。

(代決等)

第16条　直方市事務代決及び専決規則の規定により代決権者が代決を行う場合は、文書管理システムにおいて代決の処理を行い、決裁権者又は専決権者が復帰の際、直ちに文書管理システムにおいて後閲の処理を行うものとする。

(文書の施行者)

第17条　施行に用いる文書等の発信者の表示は、市長の職名及び氏名をもってしなければならない。ただし、当該文書等の性質又は内容によりその必要がない場合は、その性質及び内容に応じた発信者名義とすることができる。

(公印及び契印)

第18条　施行する文書への公印の押印は、次に掲げるものについて行うものとする。

(文書の発送)

第19条　文書の発送は郵送又は県使送便により文書担当課で行う。ただし、電報、ファクシミリ、電子メール、若しくは電子申請システムで発送するもの又は課長が文書担当課で発送することを不適当と認めるものにあっては、この限りでない。

(文書の完結)

第20条　文書取扱担当者は、起案に係る事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)について、起案用紙に完結年月日を記入し、又は文書管理システムに登録しなければならない。

(公文書目録)

第21条　文書担当課長は、直方市情報公開条例第3条第2項の規定に基づき、年度ごとの公文書目録を翌年4月末日までに作成するとともに、一般の閲覧に供しなければならない。

(文書処理の促進)

第22条　文書主任は、未処理である文書の有無について随時確認し、適切な処理がなされるよう文書取扱担当者に必要な指示を行わなければならない。

(文書ファイル管理簿)

第23条　文書取扱担当者は、完結文書を綴じ込むため、文書管理システム上に文書ファイル管理簿を年度当初に作成しなければならない。この場合において、文書ファイル管理簿の設定は、別に定める文書分類表に定められた名称ごとに行い、完結年度、保存期間その他必要事項を入力するものとする。

(文書分類記号及び保存期間)

第24条　文書は、文書分類表に基づき常に分類整理し、必要なときに直ちに取り出せるように文書ファイル管理簿に基づいた文書の分類記号及び保存期間を付さなければならない。ただし、当該文書の内容が第8条第1項ただし書に掲げる文書については、この限りでない。

(電子文書の保存及び管理)

第25条　文書管理システムにより電子決裁した電子文書は、文書管理システムにおいて整理し、保存し、及び廃棄する。

(完結文書の保管)

第26条　完結文書(電子文書を除く。以下この条から第33条までにおいて同じ。)は、文書分類表の区分に従い、課において整理し、所定の場所に保管しなければならない。

(文書担当課への引継ぎ)

第27条　課長は、前条に規定する期間を経過した完結文書で、保存期間の満了しないものは当該完結文書を文書担当課長に引き継がなければならない。

(書庫への収蔵)

第28条　文書担当課長は、前条の規定により完結文書の引継ぎを受けたときは、完結文書の整理の適否を審査し、適当と認めたものについて当該完結文書の保存期間が満了する日まで、書庫に収蔵し、適切に整理し、保存し及び管理しなければならない。

(保存文書の借覧)

第29条　書庫に収蔵した文書を借覧しようとするときは、文書貸出票(様式第7号)に記入し、文書担当課長の許可を得なければならない。

(文書の庁外持出しの禁止)

第30条　職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、公文書持出申請書・返却報告書(様式第8号)により所属長の承認を得た場合は、この限りでない。

(保存期間の延長)

第31条　保存期間を経過した文書で引き続き保存をする必要があると認めるものは文書担当課長との協議のうえ、必要な期間の延長をして保存することができる。この場合において、文書管理システムに所定の事項を記録するとともに、引継文書ファイル目録の修正を同時に行うものとする。

(廃棄処分)

第32条　文書担当課長は、完結文書で保存期間を経過したものは廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあるものは、焼却、切断等適切な処理をしなければならない。

(歴史的文書の移管)

第33条　文書担当課長は、前条の規定により廃棄する文書のうち歴史的又は文化的に価値があると認められるものについては、福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合へ移管するものとする。この場合において、文書管理システムに所定の事項を記録しなければならない。

(委任)

第34条　この規程の施行に関し必要な事項は、文書担当課長が定める。